Privacyverklaring Vanbreda Agencies

Vanbreda Agencies NV, met maatschappelijke zetel te 2140 Antwerpen, Plantin & Moretuslei 309, RPR 0772.859.673, is als gevolmachtigde onderschrijver geregistreerd in het register van verzekeringstussenpersonen van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA). Het register van de verzekeringstussenpersonen wordt bijgehouden door de FSMA (Congresstraat 12-14, 1000 Brussel) en is terug te vinden op www.fsma.be.

Vanbreda Agencies NV behoort tot de groep rond Vanbreda Risk & Benefits, actief in de verzekeringsmakelaardij. In het register van verzekeringstussenpersonen kan Vanbreda Agencies NV – maar ook alle met Vanbreda Risk & Benefits NV gelieerde Belgische makelaarsvennootschappen (Vanbreda Groep) – geconsulteerd worden.

In Nederland wordt de Vanbreda Groep vertegenwoordigd door Vanbreda Risk & Benefits Nederland en in Luxemburg door Vanbreda Risk & Benefits SA.

De Vanbreda-Groep heeft nauwe banden met de verzekeringsmaatschappij Justitia. Justitia is gespecialiseerd in het verzekeren van Employee Benefitsplannen en medeverzekering in Brand Grote Risico’s die door de Vanbreda-Groep op maat van de onderneming-verzekeringnemer worden uitgewerkt.

Vanbreda Agencies NV is een gevolmachtigd onderschrijver die verzekeringsoplossingen aanbiedt in schadeverzekeringen. Vanbreda Agencies NV heeft hiervoor volmachtovereenkomsten afgesloten met verzekeraars voor specifieke taken zoals onderschrijvings- en schaderegelingsbevoegdheden van de aangeboden producten. Vanbreda Agencies NV verdeelt haar producten uitsluitend via Vanbreda Risk & Benefits NV en haar dochter- of zusterbedrijven, tevens verzekeringsmakelaars. Een eindklant die een product van Vanbreda Agencies NV wenst te onderschrijven wendt zich tot Vanbreda Risk & Benefits NV die een behoefteanalyse zal uitvoeren om te bepalen of een product geschikt is en het best past bij zijn specifieke noden.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij volgende persoonsgegevens: uw identiteitsgegevens, uw contactgegevens, gezondheidsgegevens, financiële gegevens, … Wij verwerken deze persoonsgegevens enkel om één van de redenen opgesomd onder punt 4.

3.1 U kunt uw persoonsgegevens inkijken

Als u wilt weten of en welke persoonsgegevens Vanbreda Agencies van u verwerkt, kan u inzage vragen. Vanbreda Agencies zal u dan een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van de persoonsgegevens die zij in haar actieve bestanden verwerkt. Gezien de grote hoeveelheid persoonsgegevens die door Vanbreda Agencies verwerkt worden, verzoeken we om te preciseren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft. Persoonsgegevens die enkel voorkomen in back-up- of logbestanden of niet rechtstreeks aan u gelinkt kunnen worden, zullen niet worden opgenomen.

3.2 U kunt uw persoonsgegevens laten verbeteren

Als blijkt dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onvolledig of niet (meer) juist zijn, kunt u deze (laten) aanpassen of vervolledigen.

3.3 U kan uw persoonsgegevens soms laten wissen

Uw persoonsgegevens worden na verloop van tijd automatisch gewist. Meer uitleg hierover vindt u onder punt 6. Als u denkt dat uw persoonsgegevens ten onrechte worden verwerkt, kunt u vragen dat Vanbreda Agencies deze vroeger wist.

3.4 U kunt bezwaar aantekenen tegen bepaald gebruik van uw persoonsgegevens

Het kan zijn dat u, door een specifieke situatie waarin u zich bevindt, niet akkoord kan gaan met een verwerking op basis van de rechtvaardige belangen van Vanbreda Agencies. In dat geval kan u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en zal Vanbreda Agencies uw specifieke en haar belangen afwegen. Enkel als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder doorwegen dan uw belangen (vb. fraudebestrijding) of in het kader van een (toekomstige) rechtsvordering, zal Vanbreda Agencies uw persoonsgegevens verder verwerken.

Als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing, zal Vanbreda Agencies de verwerking voor dit doeleinde beëindigen.

3.5 U kunt zich verzetten tegen bepaald gebruik van uw persoonsgegevens

U kunt Vanbreda Agencies vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken als er bijvoorbeeld tijd nodig is om de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren, als de verwerking onrechtmatig is, als Vanbreda Agencies deze persoonsgegevens niet meer nodig heeft ( maar u wel in het kader van een rechtsvordering) of als u bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking en er nog een belangenafweging moet plaatsvinden.

3.6 U kunt vragen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij

Voor de persoonsgegevens die u zelf aan Vanbreda Agencies verstrekt heeft, en die met uw toestemming of op basis van een overeenkomst en via een geautomatiseerd procedé verwerkt worden, kunt u vragen dat ze overgedragen worden aan uzelf of iemand anders.

3.7 U kunt soms weigeren dat er besluiten genomen worden op basis van een geautomatiseerde verwerking

In sommige van onze processen worden besluiten genomen zonder menselijke tussenkomst. Een voorbeeld hiervan is de terugbetaling van een schade waarvoor het in de specifieke situatie ook voor een computer duidelijk is dat de terugbetaling vanzelfsprekend is. Het bestaan van dergelijke geautomatiseerde besluitvoering en de onderliggende logica worden bij het proces zelf meegegeven. U mag uw contactpersoon bij Vanbreda Agencies steeds contacteren als u vragen heeft bij deze geautomatiseerde besluitvoering of als u zich niet kan vinden in een besluit en hierbij toelichting wenst te geven.

3.8 U kunt uw toestemming intrekken

Voor de persoonsgegevens die Vanbreda Agencies op basis van uw toestemming verwerkt, kan u te allen tijde uw toestemming intrekken. Als u uw toestemming intrekt, kan het zijn dat Vanbreda Agencies bepaalde diensten/services niet meer kan leveren.

3.9 Hoe kan u deze rechten uitoefenen?

Als u één van deze rechten wenst uit te oefenen is het belangrijk dat u:

• uw vraag aan Vanbreda Agencies duidelijk formuleert (o.a. over welke informatie of welke activiteit uw verzoek gaat, welk type verzekering, uw cliëntennummer,…);
• zich identificeert (vb. via de beveiligde online platformen of een kopie van de identiteitskaart).

Naargelang de omvang en de impact van uw vraag, kan Vanbreda Agencies bijkomende informatie vragen.

Uw vraag richt u het best aan uw contactpersoon bij Vanbreda Agencies.

Voor uw vragen of klachten over de uitoefening van uw rechten kunt u ook terecht bij de Data Protection Officer van Vanbreda Agencies: via ons formulier, per e-mail naar dpo@vanbreda-agencies.be of per post naar Vanbreda Agencies NV, t.a.v. Data Protection Officer, Plantin en Moretuslei 309, 2140 Antwerpen.

Meer informatie over de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens vindt u terug op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kunt daar ook klacht indienen.

4.1 Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Vanbreda Agencies heeft bepaalde persoonsgegevens nodig om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Indien zij niet over deze gegevens kan beschikken, kan zij geen overeenkomst met u sluiten, verderzetten of een verrichting uitvoeren die door u of een derde in uw voordeel gevraagd werd.

Wettelijke bepalingen die Vanbreda Agencies er toe aanzetten uw persoonsgegevens te verwerken zijn onder andere:

• De verzekeringswetgeving met in het bijzonder de wet van 4 april 2014 en de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten;
• De antiwitwaswetgeving met in het bijzonder de wet van 18 september 2017;
• De sanctiewetgeving met in het bijzonder de Europese verordening 2580/2001/EG;
• Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

4.2 Om de overeenkomst te kunnen sluiten en uitvoeren

Sommige persoonsgegevens zijn nodig om de overeenkomst te kunnen sluiten of om de service te kunnen leveren die u van Vanbreda Agencies mag verwachten bij de uitvoering van de overeenkomst.

Tot de service van Vanbreda Agencies behoort onder andere het beheren van verzekeringscontracten, de schadeverwerking van uw verzekeringspolissen, het uitvoeren van het in- en excasso van gelden.

4.3 Voor de goede werking van onze diensten

Vanbreda Agencies zal uw persoonsgegevens ook verwerken op grond van haar gerechtvaardigd belang.

Verwerkingen die op deze grond gebeuren, kaderen onder andere in:

• Cliënteelmanagement;
• Centrale administratie binnen Vanbreda Agencies;
• Algemene sturing van de onderneming, inclusief rendabiliteitsopvolging;
• Risicobeheer, fraudebestrijding & compliance;
• Juridische ondersteuning en verdediging van onze rechten;
• Controle en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
• Interne audit;
• IT-ondersteuning ten behoeve van andere doeleinden;(vb. gebruik van pseudo-anonieme gegevens bij het testen van programma’s, het zoeken naar oorzaken en oplossen van IT-problemen,…);
• Netwerk- en informatiebeveiliging, inclusief toegangscontrole;
• Studies en statistiek;
• Analyse van gebruik van website, apps .. met het oog op verbeteren van onze producten en diensten;
• Direct marketing aan bestaand cliënteel (commerciële mailings, uitnodigingen events en seminaries, versturen van enquêtes,…).

Bij deze verwerkingen zal Vanbreda Agencies telkens haar eigen belang afwegen tegen uw rechten en redelijke verwachtingen. Indien u niet akkoord bent met één van bovengenoemde verwerkingen, kan u zoals omschreven in punt 3 hiertegen bezwaar aantekenen.

4.4 Voor de goede werking van diensten van onze cliënten en verzekeraars

Vanbreda Agencies zal uw persoonsgegevens ook verwerken op grond van gerechtvaardigde belangen van derde partijen zoals cliënten, werkgevers en verzekeraars. Dit zal enkel gebeuren wanneer het belang van de andere partij zwaarder doorweegt dan de impact op uw rechten en redelijke verwachtingen.

Waar mogelijk worden deze gegevens op een anonieme basis gecommuniceerd met de betrokken partijen.

4.5 Om aan direct marketing te doen

Vanbreda Agencies wenst u producten en diensten aan te bieden die relevant zijn voor u. Daarnaast zien we het als onze taak om u te wijzen op nieuwe bedrijfsrisico’s die bijvoorbeeld de continuïteit van uw onderneming in gevaar kunnen brengen.

Om u zo goed mogelijk te adviseren, maakt Vanbreda Agencies gebruik van de gegevens die het ter haar beschikking heeft. Vanbreda Agencies maakt gebruik van uw persoonsgegevens om aan direct marketing te doen. Door uw persoonsgegevens te analyseren, geniet u van een aanpak op maat en kan Vanbreda Agencies u gepersonaliseerde voorstellen doen. Indien u dit liever niet heeft, kan u dit ons steeds laten weten.

4.6 Omdat u ons hiervoor toestemming gaf

Bepaalde persoonsgegevens worden alleen verwerkt omdat u Vanbreda Agencies hiervoor toestemming heeft gegevens. Deze toestemming kan u steeds en zonder dit te moeten motiveren, intrekken.

De intrekking betekent dat deze verwerkingen op basis van toestemming in de toekomst niet meer mogelijk zijn. De intrekking van uw toestemming heeft niet tot gevolg dat verwerkingen die gebeurd zijn op basis van uw toestemming plots niet meer geldig zijn.

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren tot bij Vanbreda Agencies komen:

1. U heeft deze zelf, bij aanvang of tijdens de samenwerking, aan ons meegedeeld;
2. Vanbreda Agencies ontving uw persoonsgegevens van iemand uit uw (familiale) omgeving;
3. Vanbreda Agencies ontving uw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met uw werkgever waarbij u een verzekerde/begunstigde/contactpersoon bent;
4. Vanbreda Agencies vond deze persoonsgegevens in publieke bronnen terug (vb. Belgisch Staatsblad, LinkedIn,…);
5. Vanbreda Agencies kocht deze aan bij derde partijen, vb. prospectiedatabank waar u uw toestemming aan heeft gegeven;
6. Iemand anders heeft Vanbreda Agencies uw persoonsgegevens bezorgd in het kader van de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst of het beheer van een schadegeval;
7. Iemand anders heeft Vanbreda Agencies uw persoonsgegevens bezorgd in het kader van een overeenkomst die Vanbreda Agencies met deze derde heeft;
8. Op een onrechtstreekse wijze (bijvoorbeeld door het surfen naar onze website).

Als u Vanbreda Agencies persoonsgegevens bezorgt van iemand anders, is het belangrijk dat u deze persoon daarover informeert en verwijst naar deze Privacy-verklaring.

6.1 Makelaar

Uw persoonsgegevens kunnen uitgewisseld worden tussen Vanbreda Agencies en uw makelaar.

6.2 Anderen

Vanbreda Agencies kan uw persoonsgegevens bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een overeenkomst of polis. Dit zijn bijvoorbeeld (potentiële) verzekeraars, de contactpersoon bij een bedrijf, (medische) experten en consultants, bank, mutualiteit,…

Uw gezondheidsgegevens worden met extra zorg behandeld. Om geen onnodige gegevens te verwerken, vragen we om de afspraken bij de verzekeringspolis te respecteren.  Als Vanbreda Agencies deze gegevens aan een derde meedeelt (vb. verzekeraar of uw huisarts), kadert dit enkel in de uitvoering van een overeenkomst of uitbetaling van een schadegeval.

Vanbreda Agencies kan uw persoonsgegevens ook bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij de afhandeling van een schadegeval. Dit zijn bijvoorbeeld de (verzekeraar van de andere) partij, (medische) experten en consultants, bank …

Om haar dienstverlening optimaal te laten verlopen, maakt Vanbreda Agencies gebruik van een aantal leveranciers en onderaannemers. Om hun taken correct uit te voeren, kan het zijn dat zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Door met hen een verwerkersovereenkomst te sluiten, legt Vanbreda Agencies zeer duidelijke krijtlijnen op waarvoor en waarbinnen uw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Daarnaast legt Vanbreda Agencies ook de nodige beveiligingsnormen op.

Als Vanbreda Agencies hiertoe wettelijk verplicht is, zal zij uw persoonsgegevens delen met de bevoegde overheidsinstanties.

Belangrijk: Vanbreda Agencies verkoopt uw persoonsgegevens niet!

Vanbreda Agencies streeft ernaar om uw persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bv. contact met een lokale expert voor schade in het buitenland). Indien dit niet het geval is, zal Vanbreda Agencies u hierover informeren.

Vanbreda Agencies maakt in sommige processen gebruik van automatische verwerking van gegevens om de snelheid, betrouwbaarheid en efficiëntie van haar dienstverlening te verhogen.

In beperkte gevallen is er een automatische besluitvorming waaraan voor de verzekerde gevolgen verbonden zijn.  Deze processen zijn onderworpen aan een manueel nazicht op steekproefbasis.  U heeft steeds het recht om voor deze processen een menselijke tussenkomst te vragen, uw visie te geven of het geautomatiseerde besluit aan te vechten.  Contacteer hiervoor uw contactpersoon of de Data Protection Officer.

Vanbreda Agencies zal uw persoonsgegevens enkel bewaren zolang Vanbreda Agencies deze gegevens nodig heeft voor de uitvoering van haar taken en behartiging van haar belangen.
In onze actieve systemen vernietigen wij uw gegevens ten laatste na de verjaring van de aansprakelijkheidstermijn voor potentiële klachten.

In onze back-upsystemen worden uw gegevens bewaard tot deze uit de aard van het bewaringssysteem zelf verwijderd worden. Wanneer een back-up gebruikt zou moeten worden, worden eerst de gegevens die niet meer nodig zijn voor de beschreven doeleinden verwijderd uit de actieve systemen.

Vanbreda Agencies gebruikt Google Analytics om gegevens over het gebruik van de website te verzamelen en te verwerken in statistieken en gedetailleerde rapporten. Deze informatie wordt verzameld aan de hand van cookies met als doel de website te optimaliseren in functie van gebruikerspatronen.

De informatie die wordt verzameld, wordt rechtstreeks gestuurd naar de servers van Google in de Verenigde Staten. Deze informatie wordt tevens daar opgeslagen. Om te vermijden dat data kunnen worden herleid naar specifieke gebruikers, wordt het IP-adres van de gebruiker doorgestuurd naar Google en daar geanonimiseerd alvorens het wordt gebruikt. Deze (geanonimiseerde) IP-adressen worden nooit samen verwerkt met andere gegevens van de gebruiker. Op die manier worden enkel data verzameld van anonieme groepen, en niet van individuele gebruikers.

Bovendien verzamelt Vanbreda Agencies via Google Analytics geen demografische gegevens van haar gebruikers, en worden er geen bijkomende gegevens verzameld voor advertentiedoeleinden. Daarbij worden er geen User ID’s bijgehouden, en wordt er nergens persoonlijk identificeerbare informatie weergegeven in de URL’s van de website.

Google treedt op als verwerker van onze data, en in functie van deze rol werd een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Er werd Google geen toestemming verleend om de data van de website van Vanbreda Agencies te gebruiken voor eigen doeleinden, zoals advertenties tonen.

De data die Google Analytics verzamelt zijn dus anoniem en worden enkel gebruikt om de gebruikservaring van de website zo goed mogelijk te maken. Informatie die wij verzamelen:

• Titel & URL van de door de gebruiker bezochte pagina’s;
• Informatie over browser, besturingssysteem en schermresolutie van de gebruiker;
• Gebruikersinformatie: taal & locatie van de gebruiker op basis van browsersettings en IP-adres. Deze locatie zal een ruwe schatting zijn omdat het IP-adres wordt verkort;
• Via welk platform of welke website de gebruiker op de website van Vanbreda Agencies belandt, hoe lang de gebruiker blijft en hoeveel pagina’s hij bezoekt, en op welke datum en tijdstip dit bezoek plaatsvindt.

Verder maakt de website van Vanbreda Agencies gebruik van Google Tag Manager. Deze tool van Google Inc. zorgt ervoor dat er verschillende tags op de website geplaatst kunnen worden. Google Tag Manager maakt zelf geen gebruik van cookies, of verzamelt geen informatie van haar gebruikers.

Vanbreda Agencies werkt samen met verschillende verzekeraars. U kan het privacybeleid van uw verzekeraar terugvinden op hun website.

Voor al uw vragen en problemen rond de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO):  dpo@vanbreda-agencies.be of per post naar Vanbreda Agencies NV, t.a.v. Data Protection Officer, Plantin en Moretuslei 309, 2140 Antwerpen.

Datum publicatie: 10/11/2022