Déclaration de confidentialité Vanbreda Agencies

Vanbreda Agencies SA, dont le siège social est situé à 2140 Anvers, Plantin & Moretuslei 309, RPM 0772.859.673, est inscrite en tant que souscripteur mandaté dans le registre des intermédiaires d’assurance de la Financial Services and Markets Authority (FSMA). Vanbreda Agencies SA fait partie du groupe Vanbreda Risk & Benefits, actif dans le secteur des assurances. Le registre des intermédiaires d’assurance est tenu par la FSMA (rue du Congrès 12-14, 1000 Bruxelles) et peut être consulté sur le site www.fsma.be.

Vanbreda Agencies SA fait partie du groupe autour de Vanbreda Risk & Benefits, actif dans le courtage en assurances. Vanbreda Agencies SA – mais aussi toutes les sociétés de courtage belges affiliées à Vanbreda Risk & Benefits SA (Vanbreda Groep) – peuvent être consultées dans le registre des intermédiaires d’assurance.

Le groupe Vanbreda est représenté aux Pays-Bas par Vanbreda Risk & Benefits Nederland et au Luxembourg par Vanbreda Risk & Benefits SA.

Le groupe Vanbreda entretient des liens étroits avec la compagnie d’assurances Justitia SA. Justitia SA est spécialisée dans l’assurance de plans Employee Benefits élaborés sur mesure par le groupe Vanbreda et dans des solutions comme co-assureur pour les assurances Incendie Grands Risques pour les besoins de l’entreprise-preneur d’assurance.

Vanbreda Agencies SA est un souscripteur mandaté offrant des solutions d’assurance dans le domaine de l’assurance non-vie. A cette fin, Vanbreda Agencies SA a conclu des accords de procuration avec des assureurs pour des tâches spécifiques telles que les pouvoirs de souscription et de règlement des sinistres pour les produits proposés. Vanbreda Agencies SA distribue ses produits exclusivement par l’intermédiaire de Vanbreda Risk & Benefits SA et de ses filiales ou sociétés sœurs, qui sont également des courtiers en assurances. Un client final souhaitant souscrire un produit de Vanbreda Agencies SA s’adressera à l’un de ces courtiers, qui effectuera une analyse des besoins afin de déterminer si un produit est adapté et convient le mieux à ses besoins spécifiques.

Suivant la situation, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : vos données d’identité, vos coordonnées, vos données de santé, vos données financières, … Nous traitons ces données à caractère personnel uniquement pour l’une des raisons énumérées sous le point 4.

3.1 Vous pouvez consulter vos données à caractère personnel

Si vous désirez savoir si et quelles données à caractère personnel vous concernant sont traitées par Vanbreda Agencies, vous pouvez demander de les consulter. Vanbreda Agencies vous fournira alors un aperçu le plus complet possible des données à caractère personnel qu’elle traite dans ses fichiers actifs. Étant donné la grande quantité de données à caractère personnel traitées par Vanbreda Agencies, nous vous demandons de nous préciser sur quelles informations ou quelles activités de traitement porte la demande. Les données à caractère personnel uniquement reprises dans les fichiers de sauvegarde ou dans les journaux ou qui ne peuvent pas être directement associées avec vous ne seront pas reprises.

3.2 Vous pouvez faire corriger vos données à caractère personnel

S’il apparaît que les données à caractère personnel que nous traitons pour vous sont incomplètes ou ne sont (plus) pas correctes, vous pouvez les (faire) adapter et/ou compléter.

3.3 Parfois, vous pouvez faire effacer vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont automatiquement effacées après quelque temps. Vous trouverez de plus amples explications à ce sujet au point 6. Si vous pensez que vos données à caractère personnel sont traitées à tort, vous pouvez demander que Vanbreda Agencies les efface plus tôt.

3.4 Vous pouvez émettre des objections contre une utilisation déterminée de vos données à caractère personnel

Il peut arriver qu’en raison d’une situation spécifique dans laquelle vous vous trouvez, vous ne soyez pas d’accord avec un traitement sur la base des intérêts légitimes de Vanbreda Agencies. Dans ce cas, vous pouvez émettre des objections contre le traitement de vos données à caractère personnel et Vanbreda Agencies examinera vos intérêts spécifiques ainsi que les siens. C’est uniquement s’il y a des motifs légitimes impérieux qui l’emportent sur vos intérêts (par exemple : lutte contre la fraude) ou dans le cadre d’une (future) action que Vanbreda Agencies continuera à traiter vos données à caractère personnel.

Si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel pour le marketing direct, Vanbreda Agencies mettra un terme au traitement effectué à cette fin.

3.5 Vous pouvez vous opposer à une utilisation déterminée de vos données à caractère personnel

Vous pouvez demander à Vanbreda Agencies de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si vous avez par exemple besoin de temps pour contrôler l’exactitude de vos données à caractère personnel, si le traitement est illégitime, si Vanbreda Agencies n’a plus besoin de ces données à caractère personnel (mais vous bel et bien dans le cadre d’une action) ou si vous avez émis une objection contre un traitement et s’il doit encore y avoir un examen des intérêts.

3.6 Vous pouvez demander de céder vos données à caractère personnel à une autre partie

Pour les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Vanbreda Agencies, et qui sont traitées avec votre autorisation ou sur la base d’un contrat et par l’intermédiaire d’un procédé automatisé, vous pouvez demander qu’elles vous soient cédées ou qu’elles soient cédées à une autre partie.

3.7 Vous pouvez parfois refuser que des décisions soient prises sur la base d’un traitement automatisé

Dans certains de nos processus, des décisions sont prises sans intervention humaine. Citons à titre d’exemple le remboursement d’un sinistre pour lequel il est également clair pour un ordinateur dans la situation spécifique que le remboursement est évident. L’existence d’une telle prise de décision automatisée et la logique sous-jacente sont indiquées lors du processus. Vous pouvez toujours contacter votre personne de contact auprès de Vanbreda Agencies si vous avez des questions à propos de cette prise de décision automatisée ou si vous ne comprenez pas une décision et désirez de plus amples explications à cet égard.

3.8 Vous pouvez retirer votre autorisation

Vous pouvez à tout moment retirer votre autorisation pour les données à caractère personnel que Vanbreda Agencies traite sur la base de votre autorisation. Si vous retirez votre autorisation, il est possible que Vanbreda Agencies ne soit plus en mesure de fournir certains services.

3.9 Comment pouvez-vous exercer ces droits ?

Si vous désirez exercer l’un de ces droits, il est important que :

• vous formuliez clairement votre demande à Vanbreda Agencies (entre autres à propos des informations ou de l’activité concernée par votre demande, du type d’assurance, de votre numéro de client…) ;
• vous vous identifiez (à l’aide d’une copie de votre carte d’identité p. ex.).

Selon l’importance et l’impact de votre demande, Vanbreda Agencies peut demander des informations complémentaires.

Il vaut mieux adresser votre demande à votre personne de contact auprès de Vanbreda Agencies.

Pour toute question ou plainte à propos de l’exercice de vos droits, vous pouvez aussi vous adresser au Data Protection Officer de Vanbreda Agencies : à l’aide de notre formulaire, par e-mail à dpo@vanbreda-agencies.be ou par courrier à Vanbreda Agencies SA, à l’attention du Data Protection Officer, Plantin en Moretuslei 301, 2140 Anvers.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de la législation relative à la protection des données à caractère personnel à l’adresse www.autoriteprotectiondonnees.be, le site Web de l’autorité belge pour la protection des données. Vous pouvez également y introduire une plainte.

4.1 Pour satisfaire aux obligations légales

Vanbreda Agencies a besoin de certaines données à caractère personnel pour satisfaire à ses obligations légales. Si elle ne peut pas disposer de ces données, elle ne peut pas conclure d’accord avec vous, le poursuivre ou effectuer une opération demandée par vous-même ou par une tierce partie à votre avantage.

Les dispositions légales qui incitent Vanbreda Agencies à traiter vos données à caractère personnel sont entre autres :

• la législation sur les assurances, en particulier la loi du 4 avril 2014 et la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers ;
• la législation contre le blanchiment d’argent, en particulier la loi du 18 septembre 2017 ;
• la législation relative aux sanctions, en particulier le Règlement européen 2580/2001/CE ;
• les obligations comptables et fiscales.

4.2 Pour pouvoir conclure et exécuter le contrat

Certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour conclure le contrat d’intervention ou fournir le service que vous pouvez attendre de Vanbreda Agencies dans le cadre de l’exécution du contrat qui vous concerne.

Vanbreda Agencies se chargera entre autres de la gestion des contrats d’assurances, des déclarations de sinistres, l’ exécution de l’incasso et excasso des montants.

4.3 Pour le bon fonctionnement de nos services

Vanbreda Agencies traitera aussi vos données à caractère personnel sur la base de son intérêt légitime.

Les traitements réalisés à cette fin s’inscrivent notamment dans le cadre de :

• la gestion de la clientèle ;
• l’administration centrale au sein de Vanbreda Agencies ;
• le contrôle général de l’entreprise ;
• la gestion des risques, la lutte contre la fraude et la mise en conformité ;
• l’assistance juridique et la défense de nos droits ;
• le contrôle et l’amélioration de la qualité de la prestation de services ;
• l’audit interne ;
• l’assistance informatique à d’autres fins (par exemple : utilisation de données pseudo-anonymes lors des tests de programmes, la recherche de causes et la résolution de problèmes informatiques…) ;
• la protection du réseau et des informations, en ce compris le contrôle d’accès ;
• les études et les statistiques ;
• l’analyse de l’utilisation de sites Web, d’applications… en vue d’améliorer nos produits et nos services ;
• le marketing direct à la clientèle existante (publipostages commerciaux, invitation à des événements et séminaires, envoi d’enquêtes…).

Dans le cadre de ces traitements, Vanbreda Agencies prendra systématiquement en considération ses propres intérêts par rapport à vos droits et à vos attentes raisonnables. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’un des traitements susmentionnés, vous pouvez vous y opposer comme décrit au point 3.

4.4 Pour le bon fonctionnement des services de notre clientèle et de nos réassureurs

Vanbreda Agencies traitera aussi vos données à caractère personnel sur la base d’intérêts légitimes de tierces parties comme les clients, les employeurs et les réassureurs. Cela se fera uniquement si l’intérêt de l’autre partie est plus important que l’impact sur vos droits et sur vos attentes raisonnables.

Lorsque c’est possible, ces données sont communiquées sur une base anonyme avec les parties concernées.

4.5 Pour faire du marketing direct

Vanbreda Agencies désire vous proposer des produits et services susceptibles de vous intéresser. Par ailleurs, nous considérons qu’il est de notre mission de vous indiquer les nouveaux risques professionnels qui peuvent par exemple menacer la continuité de votre entreprise.

Afin de vous conseiller au mieux, Vanbreda Agencies se sert des données à sa disposition. Vanbreda Agencies utilise ainsi vos données à caractère personnel pour faire du marketing direct. À travers l’analyse de celles-ci, vous bénéficiez d’une approche sur mesure et Vanbreda Agencies peut vous faire des propositions personnalisées. Si vous ne le désirez pas, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

4.6 Parce que vous nous avez donné votre autorisation pour ce faire

Certaines données à caractère personnel sont uniquement traitées parce que vous avez donné votre autorisation pour ce faire à Vanbreda Agencies. Vous pouvez toujours retirer cette autorisation, sans devoir motiver votre décision.

Ce retrait signifie que les traitements anciennement autorisés ne seront plus possibles à l’avenir. Le retrait de votre autorisation n’implique toutefois pas que les traitements ayant été réalisés sur la base de votre autorisation ne seront plus valables.

Vos données à caractère personnel peuvent arriver chez Vanbreda Agencies de différentes manières :

1. Vous nous les avez vous-même communiquées, au début ou pendant la collaboration.
2. Vanbreda Agencies a reçu vos données à caractère personnel de quelqu’un de votre entourage (familial).
3. Vanbreda Agencies a reçu vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec votre employeur en vertu duquel vous êtes un(e) assuré(e)/bénéficiaire/personne de contact.
4. Vanbreda Agencies a trouvé ces données à caractère personnel dans des sources publiques (par exemple : le Moniteur belge, LinkedIn…).
5. Vanbreda Agencies les a achetées auprès de tierces parties, par exemple une banque de données de prospection à laquelle vous avez donné votre autorisation.
6. Quelqu’un d’autre a remis à Vanbreda Agencies vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat d’assurance ou de la gestion d’un sinistre.
7. Quelqu’un d’autre a remis à Vanbreda Agencies vos données à caractère personnel dans le cadre d’un contrat que Vanbreda Agencies a avec cette tierce partie (par exemple : facture d’hôpital qui arrive directement chez Vanbreda Agencies par l’intermédiaire d’AssurCard).
8. D’une manière indirecte (par exemple : en surfant sur notre site Web).

Si vous fournissez à Vanbreda Agencies des données à caractère personnel de quelqu’un d’autre, il est important que vous en informiez cette personne et que vous la renvoyiez à cette déclaration de respect de la vie privée.

6.1 Courtier

Vos données à caractère personnel peuvent être échangées entre Vanbreda Agencies et votre courtier.

6.2 Autres

Vanbreda Agencies peut transmettre vos données à caractère personnel à des tierces parties impliquées dans l’exécution d’un contrat ou d’une police. Il s’agit par exemple d’assureurs (potentiels), de la personne de contact d’une entreprise, d’experts et conseillers (médicaux), d’une banque, d’une mutualité…

Vos données de santé sont traitées avec le plus grand soin. Afin de ne pas traiter de données inutiles, nous vous demandons de respecter les accords pris dans la police d’assurance.
Si Vanbreda Agencies communique ces données à une tierce partie (par exemple : votre assureur ou médecin traitant), cela s’inscrit uniquement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou du remboursement d’un sinistre ou à votre demande.

Vanbreda Agencies peut également transmettre vos données à caractère personnel à des parties impliquées dans le traitement d’un sinistre.  Il s’agit par exemple de (l’assureur de) l’autre partie, d’experts et conseillers (médicaux), d’une banque…

Pour que sa prestation de services se déroule d’une manière optimale, Vanbreda Agencies fait appel à plusieurs fournisseurs et sous-traitants. Afin d’exécuter correctement leurs missions, il se peut qu’ils aient accès à vos données à caractère personnel. En concluant avec eux un contrat de traitement, Vanbreda Agencies leur impose des directives très claires en fonction et dans le cadre desquelles vos données à caractère personnel peuvent être traitées. En outre, Vanbreda Agencies leur impose également toutes les normes de protection requises.

Si Vanbreda Agencies y est légalement contrainte, elle partagera vos données à caractère personnel avec les instances publiques compétentes.

Important : Vanbreda Agencies ne vend pas vos données à caractère personnel !

Vanbreda Agencies a pour objectif de traiter vos données à caractère personnel le plus possible au sein de l’Espace économique européen, sauf si c’est strictement nécessaire à l’exécution du contrat (par exemple : prise de contact avec un expert local en cas de sinistre à l’étranger). Si ce n’est pas le cas, Vanbreda Agencies vous en informera.

Dans le cadre de certains processus, Vanbreda Agencies a recours à un traitement automatique des données afin d’augmenter la rapidité, la fiabilité et l’efficacité de sa prestation de services. Dans un nombre limité de cas, une prise de décision automatique s’applique qui entraîne des conséquences pour l’assuré. Ces processus sont soumis à une vérification manuelle par échantillonnage. Vous avez toujours le droit de demander une intervention humaine dans le cadre de ces processus, de donner votre point de vue ou de contester la décision automatisée. Pour ce faire, veuillez contacter votre personne de contact ou le Data Protection Officer.

Vanbreda Agencies conservera uniquement vos données à caractère personnel aussi longtemps que Vanbreda Agencies a besoin de ces données pour l’exécution de ses missions et la défense de vos intérêts.
Dans nos systèmes actifs, nous détruisons vos données au plus tard après l’échéance du délai de responsabilité pour les plaintes potentielles.

Dans nos systèmes de sauvegarde, vos données sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient supprimées en raison de la nature même du système de sauvegarde. Si une sauvegarde doit être utilisée, ce sont d’abord les données qui ne sont plus nécessaires aux fins décrites qui sont supprimées des systèmes actifs.

Vanbreda Agencies utilise Google Analytics pour collecter et traiter des données relatives à l’utilisation du site web dans des statistiques et rapports détaillés. Ces informations sont collectées à l’aide de cookies en vue d’optimiser le site web en fonction des modes d’utilisation.

Les informations collectées sont directement envoyées aux serveurs de Google aux États-Unis. Ces informations y sont également stockées. Pour éviter que des données puissent être attribuées à des utilisateurs spécifiques, l’adresse IP de l’utilisateur est transmise à Google et anonymisée avant d’être utilisée. Ces adresses IP (anonymisées) ne sont jamais traitées avec d’autres données de l’utilisateur. Seules les données de groupes anonymes, et pas d’utilisateurs individuels, sont ainsi collectées.

De plus, Vanbreda Agencies ne collecte pas de données démographiques de ses utilisateurs via Google Analytics, et aucune autre donnée supplémentaire n’est collectée à des fins publicitaires. À cet effet, aucune User ID n’est conservée et aucune information permettant une identification personnelle n’est affichée dans les URL du site web.

Google intervient en tant que sous-traitant de nos données et un accord de sous-traitance a été conclu avec Google dans le cadre de ce rôle. Google n’a pas été autorisée à utiliser les données du site web de Vanbreda Agencies à des fins personnelles, comme l’affichage d’annonces publicitaires.

Les données collectées par Google Analytics sont donc anonymes et sont utilisées uniquement en vue d’optimiser l’expérience d’utilisation du site web. Nous collectons les informations suivantes :

• Titre & URL des pages visitées par l’utilisateur ;
• Informations concernant le navigateur, le système d’exploitation et la résolution d’écran de l’utilisateur ;
• Informations sur l’utilisateur : langue et localisation de l’utilisateur sur la base des paramètres du navigateur et de l’adresse IP. Cette localisation sera une vague estimation étant donné que l’adresse IP est abrégée ;
• Par quelle plateforme ou quel site web l’utilisateur accède au site web de Vanbreda Agencies, la durée de la visite du site par l’utilisateur et le nombre de pages consultées, ainsi que la date et l’heure de cette visite.

Le site web de Vanbreda Agencies utilise en outre Google Tag Manager. Cet outil de Google Inc. permet de placer différentes balises sur le site web. Google Tag Manager n’utilise pas de cookies ou ne collecte pas d’informations concernant ses utilisateurs.

Vanbreda Agencies travaille avec différents assureurs. Vous trouverez la politique de confidentialité de votre assureur sur son site Web.

Vous pouvez vous adresser à notre fonctionnaire chargé de la protection des données (DPO) pour l’ensemble de vos questions et problèmes relatifs au traitement de vos données à caractère personnel : dpo@vanbreda-agencies.be au moyen de notre formulaire ou par courrier à Vanbreda Agencies S.A., à l’attention du DPO, Plantin en Moretuslei 301, 2140 Anvers.

Date de la publication: 10/11/2022